SZKOLENIE DLA PRACOWNIKÓW PLACÓWEK MEDYCZNYCH
Udostępnianie dokumentacji medycznej to ważny aspekt praw pacjenta, ale też wyzwanie dla placówek medycznych. W Polsce obowiązują ścisłe regulacje dotyczące opłat za ten proces, które często budzą wątpliwości zarówno wśród pacjentów, jak i personelu.
W artykule wykładowczyni i ekspertki branży Healthcare Natalii Wieczorkiewicz wyjaśniamy aktualne przepisy związane z prawem pacjenta do dokumentacji medycznej a pobieranymi za nią opłatami oraz podajemy praktyczne wskazówki dla podmiotów leczniczych. Dowiedz się, jak uniknąć naruszeń i budować zaufanie pacjentów.
REGULACJE PRAWNE DOTYCZĄCE OPŁAT ZA DOKUMENTACJĘ MEDYCZNĄ
Mimo istniejących regulacji dotyczących odpłatności za udostępnienie dokumentacji medycznej w Polsce, pacjenci mogą spotkać się z różnym podejściem do kwestii pobierania opłaty za realizację wniosku o udostepnienie dokumentacji medycznej pacjenta. Podmioty lecznicze mają obowiązek przestrzegać określonych limitów dotyczących opłat za udostępnienie dokumentacji medycznej, które są regulowane przez Ustawę o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz.U.2024.581). Maksymalne stawki są uzależnione od przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale i obejmują m.in. opłaty za kopie, odpisy oraz dokumentację na nośniku elektronicznym.
PRAKTYKI PLACÓWEK MEDYCZNYCH – ZGODNE I NIEZGODNE Z PRAWEM
Zaobserwować można, że niektóre placówki pobierają opłatę zgodnie z zapisami w Ustawie, jednak są też placówki, które dopuszczają się łamania przepisów i pobierają opłaty znacznie odbiegające od kwot wskazanych w przepisach. Jeśli placówka pobiera wyższe opłaty niż przewidziane w przepisach, może to być uznane za naruszenie prawa. Pacjent ma prawo zgłosić taką sytuację do Rzecznika Praw Pacjenta lub innych odpowiednich instytucji. Są też podmioty lecznicze, które rezygnują z pobierania opłat w celu poprawy relacji z pacjentami i budowania pozytywnego wizerunku.
OBOWIĄZKI PODMIOTÓW LECZNICZYCH
Jeśli udostępniasz dokumentację medyczną to musisz pamiętać, żeby respektować zapisy z Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz.U.2024.581). Podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych samodzielnie ustala czy chce pobierać opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej czy też będzie udostępniać każdą dokumentację bezpłatnie. Ważny zapis stanowi art. 28 ust. 2a pkt. 1 Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, który zobowiązuje placówki medyczne do niepobierania opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu po raz pierwszy w żądanym zakresie i w sposób wskazany przez pacjenta.
FORMY UDOSTĘPNIANIA DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ
Pacjent ma prawo wybrać, czy chciałby, aby jego dokumentacja została przygotowana przez sporządzenie np. jej wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku. Pacjent może również poprosić Cię o udostępnienie mu dokumentacji medycznej na informatycznym nośniku danych. Nie powinniśmy pobierać opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej, gdy dokumentacja niezbędna jest do prowadzonego postępowania w sprawie przyznania świadczenia kompensacyjnego i wnioskuje o nią Rzecznik Praw Pacjenta, w związku z prowadzonym postępowaniem o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi lub w przypadku spraw związanych z badaniami klinicznymi produktów leczniczych stosowanych u ludzi.
DOKUMENTACJA W FORMIE CYFROWEJ I PAPIEROWEJ
Zgodnie z przepisami, jeśli podmiot udostępnia dokumentację medyczną, która prowadzona jest lub była w postaci papierowej, wówczas pacjent może poprosić o sporządzenie jej kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu) i przekazana na informatycznym nośniku danych albo za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, jeżeli przewiduje to regulamin organizacyjny Twojej placówki medycznej.
OPŁATY ZA KOLEJNE UDOSTĘPNIENIE DOKUMENTACJI
Jeśli do naszej placówki zwróci się pacjent kolejny raz o udostępnienie tej samej dokumentacji medycznej wówczas możemy pobrać od niego opłatę. Należy pamiętać, aby monitorować co kwartał maksymalne wysokości opłat za udostępnienie dokumentacji medycznej.
AKTUALNE STAWKI ZA UDOSTĘPNIENIE DOKUMENTACJI (CZERWIEC–SIERPIEŃ 2025)
Od 1 czerwca 2025 r. do 31 sierpnia 2025 r. stawki za udostępnienie dokumentacji medycznej wynoszą:
- Kopia lub wydruk (1 strona) – 0,62 zł
- Wyciąg lub odpis (1 strona) – 17,92 zł
- Dokumentacja na informatycznym nośniku danych – 3,58 zł
WYSYŁKA DOKUMENTACJI POCZTĄ
Jeżeli pacjent poprosi o przesłanie dokumentacji pocztą, wówczas do decyzji Dyrektora/Kierownika Placówki należy, czy spełnimy jego prośbę i czy placówka medyczna uregulowała w regulaminie organizacyjnym taki sposób udostępnienia dokumentacji medycznej. Należy wskazać, że przepisy nie przewidują obowiązku wysyłania dokumentacji medycznej na adres wskazany przez pacjenta, ale warto również dodać, że nie wprowadzono również zakazu przesyłania dokumentacji medyczną drogą pocztową.
CZY MOŻNA POBIERAĆ OPŁATY ZA WYSYŁKĘ DOKUMENTACJI?
Wysłanie dokumentacji przez operatora pocztowego wiąże się dla podmiotu leczniczego z dodatkowymi kosztami. Jeśli zastanawiasz się czy możesz pobrać opłatę od pacjenta i obciążyć go kosztami wysyłki, to warto również rozważyć czy nie wiąże się to z ryzykiem zarzutu naruszenia praw pacjenta. Rzecznik Praw Pacjenta w objaśnieniu do Ustawy z 2019 r., odniósł się do pobierania opłat za udostępnienie dokumentacji medycznej i zwrócił uwagę, że niedopuszczalne jest pobieranie dodatkowej opłaty za przygotowanie dokumentacji medycznej do udostępnienia w tym do jej wysyłki. Jeśli podmiot medyczny chciałby pobierać taką opłatę za wysyłkę, wówczas należałoby tą opłatę odpowiednio obliczyć i musi być ona adekwatna do poniesionych kosztów związanych z opłatą za znaczek pocztowy.
AUTORKA: Ekspertka branży Healthcare Natalii Wieczorkiewicz, wykładowczyni Centrum Edukacji AKSON